2022-05-18 09:19:18 来源:创业邦
抛开待办事项列表,使用这些清单来提高工作效率
编者按:本文来自微信公众号 红杉汇(ID:Sequoiacap),作者:Brie Wolfson,编译:洪杉,创业邦经授权转载,头图来源图虫创意
无论你身兼多少职务、负责多少项目或者管理多少下属,无论你处于公司哪个部门、哪个层级,想要干得出色,就需要把主要精力放在正确的事情上,然后全力以赴去完成它们。
但是,每个人的注意力都是有限的。人们很容易会被工作软件或邮件的“未读消息数”抓住注意力,掉进机械反应的漩涡中,误以为处理这些消息就真的是在推动工作了。所以,这时候我们就需要借助恰当的流程来帮助自己保持专注,平衡各项任务,自我警醒、辨别情境,从而把控工作流程。
普通的待办事项清单有时并没有办法帮助我们达到这一目标,因为它的维度过于单一。因此,本文为你罗列了几种不同时间维度上的清单工具,帮助你更好地完成工作,实现更长远的目标——不仅是在工作层面将公司的目标内化,变为自我驱动;它同时也在个人层面加深你对职业目标的理解并采取行动。
1.当下任务清单(OSR)
当下任务清单(Ongoing Stack Rank,简称OSR)是在某一特定时间段内正在推进或需要推进的工作清单,它对于统筹个人优先事项、查看每个事项的进度非常有用。从推进日常工作的角度来说,这一清单是最有意义的。
一份好的OSR有三个关键特征:
1. 只看产出。这里所说的“产出”是指“可实现的单位工作”。举例来说,“和朋友共进晚餐”只有在真的吃过饭后才算完成,“预订晚餐餐厅”则不能算。OSR以产出为导向,是因为只有产出才是你真正要在意的事情。而如果你的工作涉及多个部门的协作,你更是要以产出为主要目标(特别是你的产出事关整个项目的关键进度时)。
2. 注明状态。你可以用一系列的词来注明每个事项的当前状态:考虑中、正在进行、差不多完成、已完成、暂缓考虑(写明日期)。它能帮助营造出一种统筹全局的感觉,不被具体的事项纠缠进去。随着时间的推移,这一表格也将成为你的已完成事项清单。
3. 按优先顺序排列。这样一来,OSR就可以成为你的重要工作参考,告诉你在任何特定的时间里应该做什么工作。任何时间查看这张清单也能让你快速挑出下一个要做的事情。
从一定角度来说,OSR将实际工作简化了。在操作时,这些事项在清单上上下移动、时而添加时而被删除都没关系,我们可以把它们全部记录下来。在局面变得特别混乱时,这一简单的清单将为你提供清晰的框架,让你能更高屋建瓴地处理事项,有针对性地向目标推进。
你还可以在OSR中跟踪许多混乱的细节。例如将日期、工作流大小、对公司来说的优先级,或者这个事项是哪个更大的协作流程的一部分以及是谁负责、要怎么做、会产生的影响和成功标准(定性或定量)、工作的报告人或关键利益相关者(内部或外部)等等信息都注明上去。
OSR表格示例
OSR可以帮你解决常困扰的问题,比如:
•我现在有多少工作要做?是太多还是太少?
•对于别人要求我做的事情,我应该答应还是不答应?如果说不,要怎么解释原因?
•我现在在哪些方面的工作做得过多或不足?
•我的工作是主动的还是被动的?
•我现在的工作会拖慢谁的进度吗?谁的工作也会这样影响我?
•这个事情对于公司来说优先级是怎样的?
•我接下来应该做什么?
如果局面太混乱,或者已经有一段时间没有完成任何事情了,你也可以单开一个新文档来跟踪某件事情每周会花掉多少时间,以及是什么事情拖慢了进度,如此一来就可以对事情有更直观的数据化的理解。
它也是一个与领导或利益相关者协作的很好的工具,不仅可以方便他们查看你正在推进的工作,而且还能就优先事项达成更好的共识。
2.“本周必完成”便利贴
在便利贴上写下3件(不能超过3件)本周周末来到之前没完成会非常遗憾的事情,将它作为一周的开始。这样可以提醒你,相较其它事情,这3件事情是最为重要的。一周内,这张便利贴可能会不断被贴在不同的地方——笔记本的每日任务清单边上、封面上、电脑显示器的角落、键盘的底部,甚至浴室的镜子上。
OSR是用来方便你对所有事项做统筹规划的,“本周必完成”的便利贴则是告诉你(更像是在向你大喊)现在最需要做的是什么。
3.自豪清单
“自豪清单”是一些让你感觉自豪的事情的集合。不管是正在推进的各项工作,还是各种文件的大拼贴(截图、邮件、通告、反馈等),随着时间的推移,它会慢慢变成你的奇妙原始数据集,里面记满了所有能为你鼓舞士气、让你感觉兴奋的事情。遇到任何感觉合适的,都可以随时更新这个文档,相较OSR,它不需要什么固定的形式。
随着时间的积累,这份清单会让你慢慢了解到两点:第一,你完成的工作和你引以为豪的事情之间并不是直接的等号关系,借助OSR和自豪清单的对比,有助于你弄清楚哪些工作真正让自己感觉满意;第二,有些事情你以为喜欢做,但实际却并没有进入自豪清单,以及,有些事情你以为并不在意,但其实对自己非常重要。
“自豪清单”让你更好地匹配自我认知与现实状况,明确哪些才是自己真的在意的。它能够帮助你在职业生涯中通过真正的数据和洞察,来认清自己真切在意的、自己更应该常做的是什么事情。
4.挫折清单
“挫折清单”与“自豪清单”类似,但性质相反,涵盖的是使你感觉糟糕而不是感觉振奋的事。
当这些糟糕的事情发生之时,要对自己保持诚实,并记录下它的严重程度。这些事情发生并被记录下来的时候,你可能会感到尴尬或愚蠢,但这些都是帮助你提高效率或者工作得更开心的重要记录。
在工作环境中,维护这份清单能够为你提供一个有效途径来表达失望。通过写文档的方式把这些情绪大波动释放出来,有助于减少一些事情发生时的焦虑,避免自己陷入其中,还防止了自己无意中将消极情绪传染给别人——不管是工作还是生活中,都是如此。
从更大的意义上来说,这份清单帮你确定自己对待工作的某些模式,或者帮你辨别出一些可能会造成更大伤害的小事故。比如你可能会发现,有些相同类型的工作或事件反复出现在清单中,那此时就是加以干预或改变做事方式的好时机了。
5.今日新知清单
这是一份用来记录你学到或了解到的事情的清单,通常都是子弹笔记的形式。比如一些技术细节,一些以后可能会用到的事情,一些对工作风格的观察,甚至一些有用的同事的个人细节和某些个人的洞察……然后标注上日期,按月归档,这样你在需要回来找的时候,也能知道相关的时间和背景信息。
这在日常工作中非常有用,它能大大降低“同样问题问两次”的机率,也能让你不特别依赖别人。而在自省方面,这份清单也能帮助你更好地了解自己学习的内容和方式,并对学习的曲线和学习速度有更细致的认识,据此来判断是否需要在某些方面有所改变。
月度类清单
6.影响跟踪(在你的OSR中)
参考你的OSR,看看每月所达成的事情的基础,并记录下它们带来的影响。你要尽可能把重点放在可观察的结果上——哪些指标发生了变化,如何变化,用户说了或做了什么,同事说了或做了什么等等。
这不仅有助于你将来做绩效评估,还能训练和调整你的评估模型,看看哪些工作会带来什么实际影响。而且,这些整理工作也会让你在与别人谈论相关问题时思路更清晰。
7.自我满意度
我们会用C-Sat(客户满意度)来衡量客户对产品或服务满意的程度;公司会用“公司满意度调查”来形成一个广泛评估员工对公司的满意度的评分。那么,你也可以用“Me-Sat”(自我满意度)来评估我们对自己的满意度。
评估自我满意度的框架很多,以下就是几种比较推荐的。但不管是哪种框架,关键是在于养成习惯——腾出时间和空间进行自我反思(即真正有规律地练习其中的一些方法),回溯过去,以期找到一些行为规律,为更好的未来做准备。
•满意度试金石测试:你可以在满意度的四个核心驱动因素上给自己打分(1-4分):任务的喜欢程度、任务完成度、目标进展度、能否学到新知。最后取平均值(如果觉得平均值不太准,还可以取加权平均),生成一个总体的“Me-Sat”。
•公司浓度:这个模板可以评估此时你对公司的使命、领导、同事、角色和操作规范有多大程度的认同。这个单一的指标当然可能会受当前情绪的影响,但做这样的评估并不会有什么坏处。
•“四张清单”评估法:四张清单分别是:我喜欢的事、我擅长的事、我讨厌的事、我不擅长的事。你可以把这四张清单做成机动的,记下每次做出的变化,甚至专门写一个更新日志来对比。
•能量评估:与上面的四张清单法类似,它能帮你评估当前所从事的工作对你自身能量的影响——从而可以选择在将来多接触或者少接触哪些类型的工作。
•停止、开始、继续回顾法:这个经典的回顾性框架要求你考虑以下事情:要开始、停止和继续做什么。它经常被用来反思与他人的合作或跨职能的工作,但也完全可以用在自己身上。
•珍惜/改变回顾法:如下图,左侧是你想坚持的事情,上面会写下你要主动培养习惯(是否投入时间精力)或让它顺其自然发生(不干预)的事。右侧是一些你想改变的事情。写下来之后,你可以问自己:我是想要更多还是想要更少?
你可以在不同场景应用不同的方法。事实上,它们都是用来回答同一个问题的——我在工作中应该向哪些方面倾斜?先通过日常的清单和文件收集信息,然后再定期通过这些框架做纵观全局的自我反思。此外,这些框架也能帮助你和他人更好地认识自己——你目前处于什么状态、想要达成什么目标、别人可以为你提供什么帮助等等。
8.个人新闻稿
假设你要写一篇关于你所做成的事情及产生的影响的新闻稿。此时,上面提到的 OSR、 自豪清单、挫折清单、今日新知清单都会为你提供更丰富的细节。
你的新闻稿里应该要包含以下内容:
•标题/导语:用来吸引注意力的内容
•一句话总结:同事会怎样向他人介绍这些事情
•3到5项达成的事
•你的时间都花在了什么地方
•主要的洞见或发现
•进展指标
•定性影响
•对团队/公司层面的贡献
•从利益相关者/用户处获得的反馈(内部或外部)
•一个示意文件(图表、图片、截图等)
•综合感觉/心情如何
•你希望自己能参与其中的(公司或组织层面)事情
•你真正为之感到自豪的是什么
•任何你感觉没那么自豪的事
•对未来的展望:下一步要做什么,什么事情让你感觉兴奋,团队或公司层面的更大的机会,以及任何预见的障碍、风险或你所担心的事情
之后,你不妨试着将上面整理好的框架写成一篇小文章。你不用给任何人看,但日积月累,你会发现这些东西非常酷。给自己设定固定的时间节点,会让你更容易养成习惯坚持去做。每次你写的时候,可能都会有“啊,我居然做过这些事情”的感觉,但也正是这些小小的成就感会帮助你渡过遇到的难关。
9.工作描述
在充满活力的公司工作的最好的事情是,一切都在不断变化——环境、产品路线图、用户需求、团队等等。这意味着,公司的需要在不断变化,你要做的事情亦是如此。但正因为你每天都身处其中,你可能很难发现自己的角色和职责随着时间的推移发生了哪些。为了让自己更好地了解变化,你可以试着每半年都重写一次自己的工作描述。
通常来说,一份工作描述有三个组成部分,以下供你参考:
1. 对你的角色与更广大的公司层面的目标之间的关系的总体描述(通常1到2段话)
2. 职责清单(通常是子弹列表的形式)
3. 做好工作所需的技能。
1通常相对稳定,2一直在变化,3则是稳定地变化。理想情况下,随着时间的推移,你的职责会越来越具有战略性和趣味性,但3永远是根据2来调整的。
当你提笔准备写这样一份工作描述时,第一段一定要有一句非常好记的任务描述。有一些固定的表述来向他人描述你所做的事情其实是非常必要的,你可以反复引用。
每次发现新一版的工作描述有了比较本质性的变化,可能就说明你应该和你的领导谈一谈了。而根据你对自己角色和责任的感觉,你可以自己先自我审视一遍,然后再拿着这个文档和你的领导就下一步的工作重点好好聊一聊。
另外,你可以为1到2年后的自己做规划——写一份彼时的工作描述。这其实是为你未来的目标创造了一个清晰、具体的表述。这时候,你写的东西不需要考虑任何你目前的技能或公司的需求,因为那是一个你真正想成为的自己。你可能会发现,你其实是心里有数的,而且你完全可以一步步去靠近那个自己!
10.与我共事指南
这是一种表达和扩展你喜欢的工作风格与偏好的方式。
对于领导者来说,写这样一份文档要考虑清楚:你是否期望那些与你一起工作的人调整他们的工作风格,以适应你的偏好?
对于个人来说,这份文档是一种非常有用的自我表达形式,它能带来更好、更健康、更高效的工作关系。如果做得好,它们还能显示出大量的自我意识,帮助同事们更好地了解对方。
你还可以在文档的底部专列一项——更新记录。随着你的职业生涯发展,这一文档的变化可能会越来越慢。每次你发现自己的风格或偏好正在发生变化,足以推动你去更新这份文档时,你一定要及时向自己以及其他与你有正式密切合作关系的人表明。
想要做好这些事情首先需要心态的转变,还需要有一定的自律能力,但都是值得的。即使在工作最混乱的时候,也有一些线索隐藏其中,有一些模式等待我们去发现。当我们真的为之努力时,我们的工作也会相应变得更好更顺利,过程当中也会让你感觉一切更有价值。
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关键词: 从日到年,这几份清单工具帮你提高
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